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last modified September 11, 2014 by facilitfsm


Sommaire

Description des aspects logistiques. 1

Un projet en trois temps. 1

1. Préparation (novembre 2014 à mars 2015). 1

2. Participation au FSM 2015 (23 au 28 mars 2015). 2

Fonctionnement sur place. 2

3. Engagement au retour (printemps 2015 et +). 3

Processus d’inscription. 4

FOIRE AUX QUESTIONS.. 5

 

Description des aspects logistiques

Collectif de la société civile québécoise - Forum social mondial Tunisie 2015

Ce document indique les détails logistiques du projet d’accompagnement de groupe proposé par les Initiatives Internationales des YMCA du Québec et le Collectif UNIAlter, pour la participation au Forum social mondial 2015.

Un projet en trois temps

Le projet proposé se décline en trois volets. D’abord, la préparation pré-départ. Puis, laparticipation aux activités officielles et parallèles du FSM et finalement, un engagement auretour dans des activités de sensibilisation et de partage d’expériences.

 

1. Préparation (novembre 2014 à mars 2015)

Ateliers pré-départ

Les participants du Collectif ont l’opportunité de bénéficier d’une formation pré-départ qui s’échelonnera sur 5 journées de formation. Cette série d’ateliers vise une préparation à l’expérience en saisissant mieux les enjeux entourant le FSM 2015, ainsi que le rôle de la société civile dans la gouvernance mondiale. Ce sont des spécialistes et des experts dans les domaines abordés qui donneront ces formations facultatives, mais fortement suggérées. À chaque journée de formation, une période allant de 30 minutes à 1h sera dédiée à un moment de team building pour tisser des liens entre les membres du Collectif. Horaire des ateliers : de 10h00 à 16h00, à Montréal (lieux à confirmer).

Thèmes abordés :

Atelier 1. Samedi 1er novembre 2014: L’altermondialisme et la dynamique des forums sociaux mondiaux

Atelier 2. Samedi 6 décembre 2014: Les printemps arabes : bilan et perspectives

Atelier 3. Samedi 17 janvier 2015: L’Altermondialisme et les luttes sociales au Québec et au Canada

Atelier 4. Samedi 7 février 2015: De la réflexion à l’action : changer le monde ?

Atelier 5. Samedi 7 mars 2015: Vivre le Forum / santé et sécurité / Les sujets chauds au FSM

2013

Dîners : Nous vous invitons à apporter vos breuvages et repas pour les dîners. Il y a également des restaurants aux environs des salles. Vous disposerez d’une heure pour dîner.

Plus de détails sur les conférenciers et la structure précise de chaque atelier sont à venir.

 

Implication dans les équipes

Bien que les aspects logistiques du projet soient assurés par le comité de coordination, les

participant-e-s sont invités à prendre part au processus organisationnel en s’impliquant volontairement dans différentes équipes. Ces possibilités d’implications sont évidemment facultatives.

- Équipe d’autofinancement

Cette équipe offre la possibilité aux participant-e-s qui souhaitent réduire le coût de leur participation au projet de mettre en place des activités d’autofinancement et de faire des demandes de financement auprès de diverses institutions. Le YMCA offrira son appui à l’équipe en favorisant l’organisation d’une première rencontre et en fournissant une lettre-modèle pour leur demande de financement.

- Équipe de programmation

L’équipe de programmation sera constituée des participant-e-s qui souhaitent proposer desateliers à la programmation du FSM (qui est autogérée et autoprogrammée). Les membres de cette équipe pourront bénéficier du soutien d’UniAlter dans la planification de leur activité et pour l’inscription de celle-ci à la programmation.

- Équipe communications

Faire partie de l’équipe communications signifie que l’on participe à des actions de communication avant, pendant et après le FSM pour partager, sensibiliser, informer le public sur le Forum et ses enjeux. Quelques exemples d’actions: écrire un blogue, faire de la photographie, de la recherche de contenu pour diffusion sur Facebook (photo, vidéo, article, liens), un court métrage durant le Forum, publier des lettres ouvertes dans les journaux, etc. Les participant-e-s intéressé-e-s à communiquer leur expérience de diverses façons pourront le faire et s’entourer de gens ayant des projets semblables.


Cours d’arabe

En guise de préparation au séjour dans un pays dont la langue principale est l’arabe, l’école de langue du YMCA offre une série de cours, à condition qu’il y ait un nombre suffisant d’inscription.

Plus de détails à venir sur les différentes possibilités.

 

Bulletins d’information logistique

Le bulletin d’information logistique mensuel est le principal outil de communication avec les participant-e-s. Il contient toute l’information nécessaire pour le bon déroulement du projet: rappels des formations, échéancier des paiements, vaccins suggérés, assurances, activités d’autofinancement, rencontres des équipes, etc. Nous vous recommandons fortement de lire attentivement ces bulletins d’information pour être à jour dans le projet.

 

2. Participation au FSM 2015 (23 au 28 mars 2015)

Fonctionnement sur place

La durée du séjour est de 6 nuits et l’hébergement se fera à l’hôtel Majestic. Sur place, les participant-e-s sont libres d’organiser leur séjour à leur guise, en fonction de la programmation et de leurs agendas respectifs. Le rôle du comité de coordination est d’offrir des opportunités de réflexion et de partage afin que les participant-e-s puissent bénéficier au maximum de leur participation au FSM. Cela prendra notamment la forme de discussions informelles en matinée ou en soirée pour faire un bilan collectif sur la journée passée et planifier au mieux la suivante. L’équipe sera également disponible pour répondre aux questions et besoins des participant-e-s (santé ou autres).

Encore une fois, ces rendez-vous sont facultatifs. Ils font partie de l’accompagnement offert dans le projet.

 

3. Engagement au retour (printemps 2015 et +)

Rétroaction et évaluation

Les participant-e-s du Collectif doivent s’engager à deux choses au retour du voyage :

- Être présent lors de la rencontre de rétroaction qui sera organisée quelques semaines après le retour.

- Remplir le formulaire d’évaluation du projet.

Pour le comité de coordination, ces deux éléments sont essentiels à l’évaluation du projet dans sa globalité et permet d’améliorer la proposition de projet à chaque année.

 

Activités de sensibilisation et de partage d’expériences

Lors de la rencontre de rétroaction, le YMCA offrira aux participant-e-s la possibilité de s’engager dans des activités de sensibilisation et d’éducation du public. L’idée est de transmettre les connaissances acquises avec celles et ceux qui n’auront pas eu la chance de participer à la conférence, de provoquer une réflexion commune et interactive sur les grands enjeux environnementaux, de prolonger au Québec le débat amorcé à Tunis et de communiquer les actions concrètes qui seront mises de l’avant durant le FSM pour la construction de l’autre monde possible et de voir comment nous pouvons y contribuer à notre échelle.

 

Autres éléments logistiques importants

Billets d’avion

Les participant-e-s sont responsables de se procurer et d’assumer le paiement de leur billet d’avion. Pour faciliter ce processus, le comité de coordination a ciblé certaines agences de voyages qui offrent un bon prix et un bon service. Nous sommes également en contact avec les organisateurs du FSM à Tunis et qui sont en négociation avec les compagnies aériennes tunisiennes pour tenter d’offrir un tarif préférentiel pour les participants au Forum. Selon les démarches entamées, le prix du billet est estimé à 1 100$ - 1 300$

Pour ceux qui le souhaitent, nous vous orienterons en temps et lieux vers l’agence de voyage que nous recommandons pour l’achat de votre billet et vous devrez régler le montant total directement avec l’agence, selon ses conditions. Ceux et celles qui voudront acheter leur billet autrement sont libres de le faire.

Dans tous les cas, le comité de coordination vous recommande de prendre cette étape très au sérieux et de ne pas attendre trop longtemps avant de vous y intéresser, car les prix des billets sont sujets à fluctuation tant que le billet n’est pas payé en totalité, surtout lorsqu’il est question de se rendre dans un pays où se déroulera un événement international… Le comité de coordination se dégage à cet effet de toute responsabilité quant à la variation du prix des billets d’avion, question totalement hors de son contrôle.

 

Hôtel

Le comité de coordination a déjà réservé des chambres à l’hôtel Majestic, lieu d’hébergement du collectif durant le FSM en 2013. Les caractéristiques qui nous font choisir un hôtel sont: de classe moyenne, propre, simple et sécuritaire. Nous n’attendons rien de luxueux, mais quelque chose de standard pour un groupe de soixante personnes.

*** Notez bien : Pour faire partie du Collectif, vous devez loger à l’hôtel avec le groupe. Par expérience, loger dans des endroits différents fait en sorte que le groupe se dissout et que l’aspect « Collectif » disparaît, ce que nous souhaitons éviter. Dans l’éventualité où vous auriez d’autres plans pour votre hébergement, nous vous offrons la possibilité de suivre uniquement les formations pré-départ pour 250$.

 

Échéancier de paiements

De manière à garder leur place au sein du Collectif, les participant-e-s doivent s’engager à respecter l’échéancier de paiement déterminé. UniAlter s’occupe de recevoir les paiements.

*** Tous ces paiements sont non-remboursables.

Versements Dates Montants

1er versement 27 octobre 2014 250$

2e versement 6 décembre 2014 250$

3e versement 7 février 2015 250$

Il est possible de faire le paiement en un seul chèque, au montant de 750$

Ces versements non-remboursables sont payables au comité de coordination par chèque uniquement et incluent les frais d’organisation, les formations pré-départ, la compensation carbone du voyage en avion, ainsi que l’hôtel à Tunis pour 7 nuits et petits-déjeuners à l’hôtel. Libellez vos chèques au nom de UniAlter à l’adresse suivante :

UniAlter 324, rue De Castelneau Est Montréal, Québec CP 52544

 

+ Votre billet d’avion, que vous devez vous procurer individuellement.

 

Processus d’inscription

 

- Condition de participation

La seule condition existante pour faire partie du Collectif de la société civile québécoise pour le Forum social mondial 2015 est d’être motivé-e à vivre l’expérience! Nous vous demanderons d’écrire un compte-rendu, sur un sujet ou une thématique, avant, durant ou après le FSM. Ce n’est pas obligatoire, mais souhaité, car cela permet non seulement de créer une mémoire collective de l’événement (les textes seront envoyés à tous les participant-e-s), mais également à donner de la matière à l’équipe des communications qui préparera des communiqués de presse pour les médias avant, pendant et après l’événement. Nous souhaiterions que vous soyez présent à la première formation (description de projet, organisations) ainsi qu’à la dernière formation pré-départ (santé/sécurité/dernières mises à jour). Enfin, contribuer aux évaluations serait apprécié.

 

- Réserver sa place

À la lumière de toutes ces informations, si vous êtes décidé à participer au projet, vous devez remplir la fiche d’inscription et la faire parvenir à Katina Binette, à l’adresse suivante :

fsm chez ymcaquebec.org La date limite pour envoyer votre candidature est la date obligatoire pour le premier paiement de 250 $, soit le 27 octobre 2014.

Places limitées !

 

FOIRE AUX QUESTIONS

1. Est-il possible d’assister uniquement aux ateliers de formation et de ne pas participer au reste du projet?

Oui. Le prix sera de 250 $ pour les ateliers de formation. Cela devra être payé en même temps que le premier versement, soit le 27 octobre 2014. Il est à noter que ce paiement est non remboursable même si vous ne participez pas à tous les ateliers.

 

2. Si je ne compte pas assister aux formations pré-départ, est-ce que je dois payer quand même?

Oui. Ce que nous offrons, c’est le projet dans sa globalité, incluant les formations.

 

3. Est-ce que je peux partir avant le Collectif? Est-ce que je peux rester plus longtemps ?

Oui. Vous êtes responsables d’acheter votre billet d’avion et libre de votre itinéraire. Vous devez vous organiser avec votre agence de voyage pour les dates. Prenez par contre note que l’hôtel sera réservé uniquement pour la durée du séjour de 7 nuits. Vous êtes donc responsables de faire les arrangements nécessaires avec l’hôtel si vous désirez réserver des nuitées supplémentaires. Et si vous souhaitez rester moins longtemps que le séjour prévu, vous devez tout de même payer le prix pour le total des nuits réservées pour vous.

 

4. Je n’ai pas l’argent tout de suite, est-ce payable un peu plus tard?

Non. Vous devez suivre l’échéancier indiqué dans le présent document, sans quoi votre place sera cédée à une autre personne sur la liste d’attente.

 

5. Je vais être à l’extérieur du pays lors des dates prévues pour les versements, comment devrais-je payer ?

- Faire des chèques post-datés;

- Déléguer quelqu’un qui le fera à votre place;

- Payer le tout à l’avance.

 

6. Faites-vous des remboursements dans les situations extrêmes?

Le comité de coordination en jugera selon la gravité de la situation et selon le moment où nous en sommes dans le projet. Prenez toutefois bien note que ce qui est le plus dispendieux dans le coût de participation, c’est le billet d’avion. Nous vous conseillons donc de prendre une assurance annulation. En ce qui concerne l’hôtel, cela dépendra des politiques de celui-ci.

 

7. Finalement, je ne peux plus participer, mais je connais quelqu’un qui peut prendre ma place, est-ce que c’est possible?

Ce sera probablement possible dans la mesure où vous trouvez une personne pour vous remplacer, sous réserve de la liste d’attente. Vous devrez prendre les arrangements nécessaires pour procéder au changement de nom sur votre billet d’avion dans la mesure où c’est possible. Pour les versements, s’ils ne sont pas terminés, la nouvelle personne devra s’engager à continuer les versements où vous étiez rendu. Pour ceux déjà déboursés, vous devrez régler les détails de remboursements ensemble.