• fsm2016montreal etapes possibles preparation extension rencontre 4octobre2014

Comparing

Current Version

by facilitfsm, modified September 16, 2014
to

Initial Version

by facilitfsm, modified September 16, 2014

Key

  • inserted
  • deleted

Sommaire ( texte evolutif et reutilisable en bonne partie pour une autre occasion)

Preparation de l’extension de la rencontre du 4 octobre

1 -Partager le concept de la rencontre

Référence contexte- réunion du 24 aout http://openFSM.net/projects/ic-extended/icextension-montreal-0814-informal-fr voir partie C4 ( version anglaise et espagnole disponibles)

Nom proposé : « Rencontre FSM Montréal »

Clarifier la nature de la rencontre et le but

FR EN ES

« après l’accueil favorable du CI de Casablanca en déc 2013, et après le succès du FSP en aout 2014, préparer le dossier FSM Montréal pour le prochain CI de Tunis et recueillir les avis soutiens et questions sur ce dossier venantd’un grand nombre de participants ou contributeurs déclarés ou potentiels, au Québec au Canada en Amérique et dans le reste du monde »

Clarifier Ordre du jour déroulement de la rencontre

2-Créer l’équipe extension de cette rencontre

Plusieurs personnes font partie de l'équipe extension elles ont un ordinateur connecté et ont ouvert un compte de streaming ( gmail google hangout direct /on air et youtube parait une bonne combinaison) ( détails a fournir )

Elles se sont entrainées si possible dans la salle pour être prêt a faire le streaming plan B si besoin ou pour faire des interviews de participants pendant la rencontre

6 personnes environ

  • 3 personnes capables de faire anglais audio > français écrit (tapent vite) et français audio > anglais écrits
  • 1 ou 2 personnes faisant anglais et français audio vers espagnol écrit et l'inverse
  • 1 ou 2 personnes faisant le streaming plan B

Ces personnes s’occupent d’établir une relation claire et chaleureuse avec tous les participants qui s’inscrivent via le formulaire et se déclarent participant a distance

Ces personnes relaieront durant toute la journée du 4 pour assurer la traduction par écrit et « faire le lien» avec les participants à distance durant la discussion

3 - Préparer Textesespacesstructures salles de tchat , listes

Adapter le texte d'invitation à la rencontre du 4 octobre– Montréal – pancanada international

(lien ?)

Traduire lettre de soutien EN FR ES

Créer Espace en ligne « neutre » pour accueillir les textes et les listes de participants et ( a voir site FSM2016.org ou espace openFSM.net référencé dans ce site ) > exemple création d'un espace dans openFSM.net « rencontresFSMMontréal » ou dans le site FSM2016.org http://openFSM.net/projects/rencontres-FSMmontreal/project-home

Les personnes de l’équipe extension en sont coéditrices


Compte public skype « montreal2016discussion.extension »

Creation de 6 compte skype pour l’équipe

  • rencontresFSMmontreal.extensionFR1
  • rencontresFSMmontreal extensionFR2
  • rencontresFSMmontreal extensionES1
  • rencontresFSMmontreal extensionES2
  • rencontresFSMmontreal extensionEN1
  • rencontresFSMmontreal.extension EN2

Les personnes de l’équipe extension utilisent leur nom skype ou le nom crée et demande contact avec « montreal2016discussion.extension »

Elle s’acceptent toutes entre elles comme contact

Elles créent les 3 salles EN ES FR

Création d'une liste participants EN FR ES (ceux qui sont inscrits sur le formulaire) et sur la liste de leur langue

mail personnalisé aux participant EN FR ES

4 - Envoi du message

Messages bref a faire circuler sur des listes internationales FR EN ES ( rédiger)

FR ES EN

A pres le succès du FSP en aout et avant le CI de Tunis le collectif FSM2016 Montréal propose une « rencontre FSM Montréal » internationale le 4 octobre –il s’agit de consolider le dossier FSM Montréal pour la prochaine réunion du CI - invitation des organisations ayant fait des ateliers audu FSP et invitation ouverte circulant sur des listes internationales – vous êtes invités aremplir le formulaire de participer a distance : Formulaire en ligne FR EN ES https://docs.google.com/forms/d/1LkU19CwOUa3OHK88tgCbgxiVYSrlDT4f7rChEzaQpKM/viewform

la réunion sera filmée en direct sur internet etdes personnes lien a Montréal traduiront en direct par écrit en EN ES FR les discussionset resteront en interaction avec vous pour porter de vive voix vos interventions dans la salle a Montréal

5 - Logistique salle à Montréal

Vérifier qualité de la connexion internet dans la salle etdu wifi dans la salle (et si il y a 100 personnes il ne faut pas qu'elles utilisent ce wifi ) ou apporter des clés 3G si la qualité n’est pas bonne et les tester

Prendre en compte les conditions acoustiques et linguistiques ( y aura til une sono ? où seront les haut parleurs , y aura-t-il une sortie audio ? y aura t il une traduction simultanée en anglais, ou sont les prises électriques ( rallonges)

  • Où peut s’installe ceux qui « streament »
  • Où peut s’installer ‘l’équipe d’extension ? pour avoir le son, la visibilité ( lever la main en seance pour demander la parole)

6 - Déterminer qui « streame », plan A et B ?

  • Essayer de faire couvrir la rencontre par un streaming de qualité professionnelle et solidaire ( comme rabble.ca a Ottawa)
  • Sinon préparer une capacité dans l’équipe ( voir avec le groupê pour une séance de formation a distance)
  • Possibilité de faire deux streaming : un avec le son des orateurs : un avec le son d'un interprète (canal anglais) il peut ne pas y avoir d’interprétation dans la salle et un seul interprète pour le streaming

7 - Entrer en contact avecchaque personne qui s’inscrit

Les membre de l’équipepartagent l’accès aux réponses au formulaire de participation en ligne et font les opérations suivantes en se répartissant les personnes( par ex : par langue préférée)

  • -Prise de contact avec le skype indiqué dans le formulaire
  • -Inscription de la personne dans la liste de langue et la liste générale
  • -Envoi d'un mail personnalisé en direct qui explique a chacun des futurs participants les opérations basiques :

FR EN ES Bonjour bienvenue dans la rencontre FSM Montréal du 4 octobreveuillez accepter le contact skypeNous prendrons contact avec vous par skypedans les prochains jours pourvérifie que vous etes bien dans la salle de conversation de lalangueque vous avez choisie ; - pour enregistrer l’adresse de la salle skype avec un nom « rencontre FSM Montréal »-

que vous recevez bien dans votre adresse les emails envoyés à la liste de participants et pas dans le spam

prise de contact audio et écritepersonnalisée

8/ Communiquer sur l’espace« rencontres Montréal » et avec l’ensemble des participants à distance

  • Publier en ligne la liste de l’ensemble des participants sans email et avec prénom seuls comme fait a ottawa
  • Publier en ligne les apports a la discussion
  • Editer les paragraphes question 12 du formulaire de participation de certaines des réponses
  • Faire grandir les 3 salles skype au fur et a mesure que les personnes acceptent le contact skype
  • Envoyer des infos sur la liste des participants répondre aux questions
  • Envoyer des mailsaux futurs participants montrant ou on en est et donnant des informations Annoncer le déroulé et les modes de participation

Ainsi, Les personnes se sentent incluses et seront plus intéressées a participer

9/ faire la traduction et le lien sallephysique salle en ligne Pendant la rencontre

Streamer ou bénéficier du streaming d’un media alternatif

Traduire par écrit en direct en EN FR ES dans les salles respective

Et en meme temps ( possibilite de le faire a deux )

Assurer le lien avec les 3 salles et « Montréal »

  • Durant les phase de discussion Lever la main pour, a sa demande, prendre la parole au nom d’un participant en ligne en lisant un court texte qu’il a envoyé dans la salle de tchat
  • Indiquer régulièrement dans la salle le nombre de personnes qui sont actives dans les salles de tchat
  • tester régulièrement la qualité du son reçu via le streaming ( avec un casque audio)
  • Encourager les conversations en ligne en aparté
  • Possibilité de donner l’occasion d’une intervention audio avec une personne si jugé pertinent ( en mettant le micro salle devant l’ordinateur

10/ - Faire un compte rendu écrit de la salle de tchat completantla video de la discussion

  • Copier coller du journal chat sur un traitement de texte en anonymisant (prénom)
  • mesurer l’engagement différent de chacunen terme de nombre d’entrée ( comptable avec le nombre d’occurrence lors qu’on fait un remplacement de nomanonymise leur nom) leur expérience
  • Regrouper les bouts d’intervention
  • Démêler les entremêlements
  • Mettre des titres pour rentre le survol facile
  • Éditer le résultat dans l’espace avec le quasi verbatim structuré
  • Voir exemple ici : http://openFSM.net/projects/ic-extended/icextension-montreal-0814-informal-fr

11/ - Demander et recueillir un retour aux participants

Envoyer sur la liste des participants un formulaire Sur leur expérience de participants étendus dans cette rencontre