• Communication commission guidelines

last modified October 27, 2009 by pierre

This document is intended to be finalized and sent to IC as announced in the report made in IC plenary by comcom ­

A ser finalizado y mandado a lista CI como anunciado en el reporte hecho por comcom en la plenaria del CI


IC Communication Commission

Guidelines 2009-2011

­Lineas guias 2009-2011


Draft in discussion since late April 2009. It has received inputs from jason pierre salete and has been circulated in Rabat to attendees of second comcom meeting;  Monica made some written suggestions , then rita pointed out need to highlight shared communication – could reflect some the inputs of Rabat discussion on communication policies and outreach to organisations of IC.


Borrador en debate desde final de Abril- ha recibido aportaciones de Jason pierre Salete, (formato actual) y se ha distribuido en Rabat a los asistentes de la segunda reunión ComCom - Monica hizo algunas sugerencias por escrito y, Rita señaló necesidad de destacar la comunicación compartida - podria reflejar las aportaciones de Rabat debate sobre políticas de comunicación y divulgación a las organizaciones de CI


1] What is the Communication Commission [ComCom] today ?. 1

2] Context: Moving from «yearly events» to «WSF calendar»

2.1] What do we want to facilitate as comcom ?        comprocess-policy-space-tool-table

. 1

3] Getting involved. 2

4] Establishing an efficient and inclusive working frame for ComCom groups. 3

5] Clarifying frame of work with Other Commissions, Liaison Group and with WSF office. 3

6] Scenarios for participation in internet 3


1] Qué es hoy la Comision de Comunicacion ?. 5

2] Contexto: Pasando de "eventos anuales", a "Calendario FSM"

2.1] Que queremos facilitar como comcom ?


3] Participar: 5

4] Estableciendo un marco de trabajo eficaz e incluyente para grupos de trabajo ComCom.. 6

5] Clarificando el marco de trabajo con el Grupo de Enlace y con la oficina del FSM... 6

6] Escenarios para participacion en internet segun flujos de communicacion entre actores. 7




Draft for discussion (final document to be send on ic list by end of june July) ( see announcement in IC )

IC Communication Commission.
Guidelines 2009-10 - Invitation !


1] What is the Communication Commission [ComCom] today ?

ComCom is among the 6 commissions of WSF IC established in 2003 in the IC meeting in Miami.

It has a space in OpenFSM.net with 81 participants and around 15 regular contributors and various mailing lists. 

ComCom Participants” are those subscribed on mailing list.

ComCom Contributors» are participants regularly present in chats and involved in the actual tasks of some ComCom working group mailing lists.

It has a working plan based o working groups reviewed in Berlin and Abuja IC meetings, addressing both media – internal communication.

ComCom is open to any organisation participating in WSF process, based on no objection to a presentation in the ComCom mailing list.

ComCom has been active with 4 «communication projects» in Porto Alegre 2005 and Nairobi 2007, and 6 more structured projects in Belem 2009; it has taken care of communication for Global Day of Action in 2008 (since there was no organisation committee for this).


2] Context: Moving from «yearly events» to «WSF calendar»

Moving from «yearly events», firmly owned by local organisation committees (with exception of GDA) to «WSF calendar» with a succession / diversity of events locally owned, and of dates promoted by thematic networks /assemblies.

With «yearly events», simultaneous presence of many networks and organisations in the event was the main achievement and it was not easy to make the quality of agglutination visible. ComCom was cooperating with organizing committee to communicate the event with shared communication projects.

The process is now moving to take the form of a diversity of events and dates within the next two years. The challenge is to develop WSF identity and ownership of participants in this context of diversity, and creating conditions for self organization within common agreed frames (such as «expanded event» frame or «cross dates» frames [see 3 B below])

In this new context, the main risk is represented by the absence of synergies between networks and dates, and a feeling of dispersion.

A challenge for ComCom is now to contribute to concentrate and stimulate inter-communication processes among committees and participants, make feel the «binding»of those dates and events into a common process, and making this common process visible to media and public opinion in general.


3] Getting involved

The agenda is abundant and interesting  and the involvement of IC organisations is not enough !

Steps in each manifestation of the process
In this context, each ComCom working group can participate in common discussion about the overall ComCom agenda, and define its working plan around its part of the agenda, and find resources for it (inkind or funds).


A) Mobilize to communicate

- Populate working groups, with an open and participatory process, outreach and involvement of new actors in different countries.


B) Establish cooperation frames stimulating inter-communication of events/actions organisers

- Propose «frames» to dates and events organizing committees

- Propose and facilitate «expanded format» to event organizing committees,

- Propose cross dates communication to dates mobilizing committees based on synergies between networks

- Define consequently cooperation frame with communication groups of dates and events committees, stimulating their creation, exchanging information and experience to them, fostering contacts with other event / dates communication groups.

- Stimulate organisations to join in the communication working groups, especially for common media and press activity.

C) Communicate to mobilize

- Relay effort of date and events communication groups who are the main actors for this,

- Spread general and transversal info with WSF bulletin, showing unity in diversity.


D) Stimulate deepening and enlarging of the participation

- Stimulate permanent participation in common electronic «spaces», video chat inter-communication, diffusion of activities (streaming, reporting); co-edit factual information for participants (bulletin).

- Stimulate followup of Belem assemblies.

- Stimulate awareness and ownership of the process and accessibility to it for more people, binding a greater number of participants scattered in the dates and events
Propose to share/integrate some communication of bulletin mailing list with similar lists of events.

- Value importance of self reporting on WSF events, provideìing links to those reports

- Stimulate shared coverage of event /dates process by forum of independent media, radio forum, video forum.


E) Make visible the process to mainstream media

- Support media relations work of each event and date committees along criteria agreed with each one of them

- Develop an overall «process press contact pool» work about WSF process as such as a gathering of all dates and events

- Develop network of WSF proficient journalists

- Provide materials and a virtual media center with updated informationon the WSF worldwide

- Facilitate production of video highlights for International Pubblic and mainstreamTV distribution
- Facilitate the presence of  International Pubblic Broadcaster TV 


Involvement from IC organisations in ComCom can improve greatly!

Many IC organisations have communication staff and potential volunteers interested by communication in their constituencies. A reduced number of IC organization have contributors in ComCom.

- Work on perceived synergies between WSF agenda and organizations' agendas

- Stimulate organisations' to become contributors to working groups



4] Establishing an efficient and inclusive working frame for ComCom groups

- Facilitate weekly (or periodic) online discussion

- Stimulate the populating of working groups and definition of realistic agendas,

. Exchange on agendas work plan of each group,

- Assess working group achievements

- Allocate available resources among groups based on previous experience.

- Discuss common issues on list and when possible in face to face meetings (on occasion of IC)

- Involve concretely Liaison group participants in the space of ComCom.

- Current list of working group is here : http://openfsm.net/projects/communication-commission/directory2


5] Clarifying frame of work with Other Commissions, Liaison Group and with WSF office


Other Commissions

Communication commission also has the role of conveying messages coming from other commissions' work.

Communication is quite linked to Expansion in a context of mobilisation and decentralization and to methodology (where common work and exchange needs to be intensified).

Strategic orientation for the means of WSF process ( this point has not been developed much yet in the strategy commission) has a strong communication and online participation component.

The Resources commission has been allocating a budget to ComCom operation.

A great initiative capacity is expected from commissions. ComCom intends to grow further in this respect.



The Liaison group is a facilitating body.

LG can be supportive for ComCom in initiatives for suggesting use of communication frame  between committees and events.

LG can be supportive for making communication issues visible in IC agendas, and involvement of organisations in communication.


WSF office staff

WSF office staff has a number of communication tasks which need to be reviewed and specified together, as well as made public. It also has the direct responsibility on the management of certain tools and resources (mailing lists, website, contacts information, IC internal communication, etc.).

WSF office staff is invited to participate and contribute along priorities regulated by ComCom list discussion.

Specifically some task require Specific cooperation with the ComCom:

- Review the needs by working groups and define what can be done by Wsf office

- Publish bulletin (elaborated within Comcom), securing translation 

- Stimulate use of OpenFSM.net for IC workgroups, mailing lists of IC (and for networks assemblies of Belem, if interested)


6] Scenarios for participation in internet


This global vision takes stocks of methodologies implemented so far in the WSF process and shows the respective roles of various existing websites, being understood that each website needs continuous assessment and improvement by its community of developers and promoters located in various working groups, moderated by a common discussion in ComCom webteam


Five Scenarios for participation in WSF process based on communication fluxes:

  more about communication flows in WSF

A.     Organisation representatives register forms for organisations, activities, outcomes in an event or in the process in the general event (index) site

If they want, they associate to these forms a preparation/follow up spaces in process site where public affiliated to organisations can get involved then through SF process dialogue.

Some public action may be decided in those spaces and get published in the action site, with loose formalism. Event-index /process sites can host general info about WSF in some specific area, or historical site can be maintained.


B.     Public interested by activities in event , informed by alternative media and WSF newsletter, can search event program in directory site and get involved in preparation or followup spaces related to activity, organisation, outcomes, etc..


C.     Public interested by public actions, informed by alternative media and WSF newsletter, can input on public actions spaces, and if interested, is to be guided to the upstream action preparation spaces and thus involved in the SF process.


D.     Active Public may become, through steps A, B, or C, individual participants in SF process on line - in the process site.
They contribute to its coverage using public repositories sites,  and get included into social networking sites  through which they can outreach to their friends, and expand SF process.


E.      General public  is informed by mainstream and independent media, and hearsay from interested public.



Guidelines for websites

Sites developed and maintained by working groups mixing opensource software developers and users and volunteer contributed and paid worktime . Groups share global vision and foster convergences in user interface (in terms of graphics, user name password, vocabulary).


Promoting horizontality and compatibility with WSF charter, trying to match the needs analyzed with experience. Simplicity of maintenance, capacity to operate with separate sites sharing a common global vision (explicated above, modular design, diversity of technology).  Sharing of user registration should be an objective to simplify use and working with existing websites from local/regional/continental social forums.


There is the need of a general website or portal linking to all the others (could well be the historical site)


Note :

There is a group  started in belem called WSF software support community
Elements on  wsf portal are proposed here


Agenda hints on the various WSF related sites 




Current example


Historical site

Institutional, memory

Central administration


Can be maintained or moved to 1 and 2 as a specific space

Event [index] site

Event organisation / organisation login



One event site constantly updated with general participants/organisations database

Process site

Dialogic WSF process, personal login


WSF process.net

Enlarging the community to create a real open source project developments are in progress -

Public action site

Public action visibility and wide outreach – personal login


Revamp, create a community according to needs expressed for 2010 process

Audio video repository site

Audio video exchange personal login



Enlarge user groups and Improve based on their needs

Collective  document drafting and knowledge sharing

A general repository / encyclopedia of the wsf


Needs very little maintenance but very good criteria (cfr wikipedia) - Worldsocialpedia.org

Social network site

Outreach for WSF around yourself! personal login


Test open sources social networks - then assess possibilities




Borrador para discusion – documento final  a ser  circulado a fines de Junio  (ver anuncio en CI)


Comisión Comunicación del CI. Orientaciones 2009-10, Invitación!


1- Qué es hoy la Comision de Comunicacion ?

ComCom es una de las 6 comisiones del CI del FSM   establecida en 2003 en Miami.

Tiene un espacio en OpenFSM.net con 70 participantes y 15 contribuyentes.

Tiene un plan de trabajo basado en grupos de trabajo, aprobado en las reuniones del CI de Berlín y de Abuja, abordando tanto los medios de comunicación – y la comunicación interna (intercomunicación ).

ComCom es abierta a cualquier organización que participa en el proceso FSM, sobre la base de no objeción después de una presentación en la lista de correo de la comisión.

" Participantes ComCom " son las suscritas en la lista de correo en el RITS o OpenFSM.

" contribuyentes ComCom " participan regularmente en chats y participan en las tareas y la lista de correo de algun grupo de trabajo ComCom.

ComCom ha estado activa con 4 "proyectos de comunicación" en POA 2005 y 6 en Belem de 2009, ha tomado el cuidado de la comunicación para el día de acción global, ya que no había comité organizativo para este.



2 - Contexto: Pasando de "eventos anuales", a "Calendario FSM"

Pasar de "eventos anuales", firmemente apropiados por los comités locales de organización, con excepción de GDA, a  "la Calendario  FSM", con una sucesión / diversidad de los acontecimientos de propiedad local, de las fechas de propiedad de las redes temáticas / asambleas.


Con "eventos anuales", presencia simultánea de muchas redes y organizaciones en el evento fue el  principal logro-y no fue fácil hacer visible la calidad de aglutinación - ComCom estuvo cooperando con comités de organización para comunicar el evento con proyectos de comunicación compartida.


El proceso está ahora moviendo para tener la forma de una diversidad de eventos y fechas-, dentro de dos próximos años.

El reto es el desarrollo de la identidad del FSM, la apropiación de los participantes en contexto de diversidad, y la creación de condiciones para la autoorganización dentro de marcos consensuados (como el marco de “evento expandido” o marco de “fechas cruzadas” ver cuadros 3 B a continuación).

En este nuevo contexto de diversidad, el riesgo principal es la ausencia de sinergias entre las redes y las fechas, y una sensación de dispersión.


El reto para ComCom es ahora contribuir a estimular procesos de inter-comunicación entre comités y  participantes, hacer sentir la vinculación de esas fechas y eventos en un proceso común, y hacer visible este proceso común a los grandes medios de comunicación y la opinión publica en general.


que queremos facilitar como comcom   adicion propuesta por  Pierre



En este contexto, cada grupo de trabajo ComCom puede participar en el debate común sobre la agenda general de ComCom, y definir su plan de trabajo en torno a su parte de la agenda, y encontrar los recursos para ello (en especie o de financiacion)


A-Movilizar para comunicar

Poblar los grupos de trabajo con un proceso abierto y participativo , envolviendo nuevos actores de diferentes paises


B-Establecer marcos de cooperación fomentando inter-comunicación durante los eventos y fechas

Proponer "marcos" a comité organizadores de fechas y eventos,

Proponer marcos de “formato expandido” a comité organizadores de eventos,

Proponer marcos de “fechas cruzadas” a los comités intersectoriales de fechas sobre la base de percepción de las sinergias entre las redes,

Definir en consecuencia un marco de cooperación con grupos de comunicación de comité organizadores de fechas y eventos, estimular su creación, transferir datos y experiencia para ellos, fomentar contactos con otros grupos de comunicación de evento / fechas,

Estimular las organizaciones a que vengan en una rede de com-respondentes en el contexto de estos marcos de expansión o de intercomunicación.


C - Comunicar para movilizar

Apoiar esfuerzos de grupos de comunicación de fechas y eventos que son los principales actores para ello),

Difundir información general y transversal con bulletim FSM, mostrando la unidad en la diversidad


D-Estimular la profundizacion y ampliación de la participación,

Estimular la participación permanente en "espacios" electrónicos ( openfsm), la inter- comunicación por chat vídeo, la difusión de las actividades (via streaming, presentación de informes) -co editar la información factual para los participantes (bulletim),

Estimular el seguimiento de las asambleas de Belem,

Estimular la conciencia del proceso y el acceso a ello para más personas, juntando un mayor número de participantes dispersos en las fechas y eventos

Proponer  de compartir  parte de la lista del buletin con listas similares de eventos

Valorar la importancia de la libre presentación de informes sobre los eventos FSM, ofrecer enlaces a estos informes,

Estimular la cobertura compartida del evento / proceso por foro de medios de comunicación alternativa, foros de radio, foros video.


E-Hacer visible el proceso a los medios de comunicación: :

Apoyar grupo de contacto prensa de cada comités de evento y fecha segun protocolos acordados con ellos-

Desarrollar un grupo de contacto prensa sobre el proceso FSM   como un conjunto de todas las fechas y eventos –

Desarrollar una red de periodistas conocedores del FSM   --


Participación de organizaciones del CI en ComCom podria mejora mucho! --


Muchas organizaciones del CI tienen personal encargado de comunicación y un potencial de voluntarios interesados por la comunicación en sus membresía, Un numero reducido de organizaciones CI tienen contribuyentes en ComCom


Trabajar sobre percepción de las sinergias entre WSF programa y organización de programa,

estimular la organización a convertirse en contribuyentes a los grupos de trabajo



4 - Estableciendo un marco de trabajo eficaz e incluyente para grupos de trabajo ComCom

Facilitar discusiones on line  semanales o periodicas

Estimular la poblacion de los grupos de trabajo y la definición de agendas realistas,

Intercambiar sobre las agendas de cada grupo,

Evaluar los logros de los grupo de trabajo,

Asignar recursos disponibles entre grupos basandose en experiencias prévias,

Discutir cuestiones de interés común en la lista y en ocasión de  reuniones del CI,

Involucrar concretamente participantes del grupo de enlace en el espacio de ComCom.

La lista de grupos actual esta aqui http://openfsm.net/projects/communication-commission/directory2


5 - Clarificando el marco de trabajo con el Grupo de Enlace y con la oficina del FSM  


Otras Comisiones

La commission Communication tambien tiene el papel de trasmitir  los mensajes elaborados en otras comisiones Comunicacion t esta muy ligada Expansion en un contexto de descentralización  y a metodología ( con la cual intercambios y cooperation necesitan ser reforzados)

Las orientationces estrategicas sobre los medios del proceso FSM(este punto no fue desarrollado todavia en la commission estrategia ).   tienen une fuerte componente de comunicacion y participacion en linea

Recursos otorga recursos para el presupuesto operativo de Com Com.

Se definio una gran capacidad de iniciativa para comisiones. ComCom tiene la intención de crecer mas en este camino


Grupo de enlace

El Grupo de enlace es un órgano facilitador.

GE Puede apoiar ComCom en las iniciativas para sugerir el uso de marcos de comunicación con / entre comisiones y eventos

GE Puede apoiar para hacer visibles los temas de comunicación en agendas de discussion de CI, y la participación de las organizaciones en la comunicación.


Oficina FSM  

Oficina FSM tiene numerosas tareas de comunicación que necesitan ser examinadas y precisadas, y hechas publicas . Tiene tambien la responsabilidad directa  de algunos recursos y herramientas  ( listas de correo , sitios web , información de congtacto ,  comunicaron interna al CI  etc )

Se invita al personal de oficina FSM   a participar y  contribuir segun prioridades reguladas por lista ComCom de discusión.

Específicamente: algunas tareas necesitan cooperación con la comcom

Revisar de las necesidades por grupo de trabajo  y definir lo que puede ser hecho por la oficina FSM

Publicar bulletim

Estimular el uso de OpenFSM.net para grupos de trabajo, listas de correo dedel CI (y para las redes de asambleas de Belem, en caso de interés).


6 - Escenarios para participacion en internet segun flujos de communicacion entre actores


Esta vision global toma cuenta de las metodologias implementadas a la fecha en el proceso FSM   y ensena los papeles respectivos de los sitios web existentes, estando entendido que cada sitio web necesita una evaluacion y mejoria permanente por su comunidad de desarrolladores y promotores localizados en varios grupos de trabajo ComCom y moderada por una discsusion en el grupo webteam


Cinco escenarios de participacion (una version grafica existe en annexo con cuadros y flechas)


  1. Representantes de Organisaciones registran actividades en un evento o en el proceso en el sitio indice/evento

    si quieren, lo associan a un espacio de preparacion /seguimiento del sitio proceso , donde el publico afiliado a organisaciones puede juntarse a traves del proceso dialogico FSM.

    Acciones publicas pueden ser decididas ahi, y luego publicarse en el sitio accion , con un formalismo leve. El sitio indice/evento puede presentar info general sobre FSM   en un area especifica, o se mantiene el sitio historico (.


  1. El publico interesado en eventos , informado por la media alternativa y el boletim FSM, puede buscar el programa del evento en el sitio indice/evento y participar en espacios de preparacion/seguimiento de las actividades relacionados con actividades, organizaciones , resultados etc  


  1. El publico interesado en acciones publicas informado por la media alternativa y el boletim FSM, puede participar en espacios de accion publica y si intersado, esta guiado hacia los espacios de preparacion


  1. El publico activo  puede volverse, via los pasos A, B, or C, participantes individuales en el proceso en linea; contribuir a su cubertura usando sitios de publicacion , e incluirse en sitios de red social donde pueden movilizar a sus amigos, y expander el proceso FSM.


  1. Publico en general esta informado por la media comercial e independiente y contactos con el publico interesado


Orientaciones para sitios internet

Los Sitios estan desarrollados y mantenidos por grupos de trabajos mezclando desarroladores source software libre, usuarios y trabajo contribuido, vountario e pagado . los Grupos comparten una vision global y alimentan convergencias en materias de grafico; vocabulario, senas.


Se promueve horizontalidad y la compatibilidad con la carta de principios FSM, tratando de satisfacer necessidades analizadas con la experiencia acumulada.

Simple de manterner, capaces de operar independientemente, y a la vez compartiendo la vision general (descrita encima,( con diseno modular, diversidad de tecnologias.)  Compartir la registracion de usuarios debe ser un objectivo para simplificar el uso y trabaja con los sitio sexistentes de  foros contientales regionales locales


Hay necesidad de un sitio general o un portal enlazando todos otros  ( puede ser el sitio historico )



Note :

Un grupo llamado  WSF software support community  Se inicio in belem

Elementos sobre un portal FSM estan propuestos  aqui


Indicaciones de Agenda sobre los varios sitios relacionados con FSM






sitio Historico

Institucional, memoria

Administrado Centralmente


Puede ser mantenido o cambiado para un espacio especifico en 1 o 2

 sition evento /indice

Organisation de eventos / una sehna por organisacion

Esf2008.org /wsf2007.org


Un sitio generico puede ser hecho con la experiencia acumulada

sitio proceso

Proceso FSM   Dialogico sena personal


WSF process.net

Ampliando la comunidad para crear un verdadero proyecto de software libre - mejorias en progreso -

 sitio para acciones publicas

Visibilidad de Accion Publica y publico amplio – sena personal login


Reformar, crear una comunidad,desarrollar segun necessidades epxresas en le processo 2010,

sitios de contenidos Audio video y prensa

Contribuir encontrar contenidos audio video prensa – sena personal



Agrandar grupo de usuarios y mejorar segun sus necesidades

Edicion de documentos collectivos  y compartir de conocimiento

Un sitio de contenido  / encyclopedia del fsm


Necesita poco mantenimiento y Buenos criterios  (cfr wikipedia) - Worldsocialpedia.net

 sitio de red social

Popularizar el FSM   en sus conocidos! Sena personal


Probar rede sociales de software libre muego evaluar posibilidades