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Rapport d'évaluation de la commission extension FSM 2015

 (version de mi mai 2015 ) 

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  le 28 mars en fin d'après midi

 

Rédigé par  les responsables de la commission  Pierre et  Sofienne avec consultation des volontaires de la commission

 

 A - Présentation de la commission Extension et sa mission

 B - Liste des missions du plan de travail et evaluation qualitative

 C – Résultats en chiffres

 D – Conclusion et recommandations

 

  

 fin de journée pluvieuse 26 mars 

 

A - Présentation de la commission Extension et sa mission

La commission extension a été instituée lors de la réunion de novembre à Hammamet parmi les dix commissions du FSM 2015.

La conception de l’extension qui guide la commission est celle d’ une dynamique collective visant à donner accès au droit à participer au processus FSM, « depuis là où on vit et agit pour un autre monde possible ».

Les modalités de participation « étendue » sont développées progressivement depuis 2009 :

ü  vidéo-conférence collective,

ü  Elargissement de réunion sur internet,

ü  Café internet FSM,

ü  Activités « locales », c'est-à-dire loin du centre de l’événement FSM

La commission "extension" est chargée de faciliter la dynamique d’extension du FSM 2015 :

1)  Elle informe sur les modalités et la dynamique de participation étendue au FSM2015 sur les sites www.fsm2015.org et www.openfsm.net ( en coopération avec la commission communication)

2)      Elle accompagne, des mois à l’avance, les « acteurs de l’extension » qui sont :

 

ü  d’une part, des personnes ne venant pas à Tunis les 24-28 mars 2015, et souhaitant, avec leur organisation, mettre en place dans leur ville des activités FSM2015 locales, des vidéo-conférences avec des interlocuteurs à Tunis, des point café internet FSM, etc.. 

ü  d’autre part, des personnes venant à Tunis les 24-28 mars 2015  et souhaitant contribuer à des activités locales avant de partir à Tunis, ou élargir sur internet leurs activités à Tunis pour faire participer leurs réseaux , ou être volontaires pour faire des interventions à distance dans des activités locales pendant ou après leur séjour à Tunis.

3)      la commission s'occupe, en coopération avec les autres commissions ( logistique et programme) , de préparer l’accueil, direct ou via internet, des acteurs de l’extension sur le campus el Manar. Elle veille à ce qu’une connexion internet de qualité soit accessible le plus possible sur le campus pour l'élargissement sur internet des activités du programme FSM2015 à Tunis.

4)      Elle anime un « télé-centre FSM 2015 »: ensemble de salles accueillant les activités de video-conférence collective, dont elle assure la programmation, et la salle principale du café FSM Tunis, qui a aussi des points café FSM sur le reste du campus.

5)      Au sein de la commission nous nous répartissons les tâches entre volontaires :

ü  Informer sur l’extension

ü  Appuyer les autres commissions à élargir leurs réunions sur internet

ü  Accompagner les acteurs de l’extension dans la préparation de leurs activités étendues ( locales  - duplex – café fsm, activité élargies sur internet)

ü  Préparer les dispositifs/modalité d’accueil et d’appui de l’extension à el Manar du 24 au 28 mars. ( café fsm activité en duplaex et élargie sur internet )

La commission s’est fixé pour le FSM 2015 un ensemble de tâches couvrant largement le domaine de l’extension d’un FSM, et a exprimé ses besoins au comité d’organisation le 20 novembre 2014. Certains besoins ont été pris en considération à temps et d’autres pas, ou trop tard, ce qui a amené des contraintes, des incertitudes, des limitations et des taches supplémentaires en fonction des quelles il a fallu s’organiser.

 

 

B - Liste des missions du plan de travail et evaluation qualitative

1)      Trouver tôt via le processus FSM à Tunis, des volontaires, motivés et efficaces, en mesure de communiquer avec les possibles participants FSM 2016, et d’encadrer de futurs volontaires, en prenant en charge une zone géographique/linguistique:  TENTE dès novembre , REALISE TARDIVEMENT avec LIMITATIONS

Les premiers volontaires contactés fin octobre parmi le groupe des volontaires 2013 se sont avérés, en général, peu disponibles pour être formés via des réunions régulières en lignes organisées chaque mardi soir pour aller au contact des futurs participants , pas disponibles pour venir élargir sur internet les réunions des commissions à Tunis, et par conséquent peu entreprenants en termes de communication  dans les zones géographiques où ils accompagnaient les participants potentiels. Ils ont toutefois amené d’autres personnes, parfois plus disponibles qu'eux, .... et ils étaient là pour l’événement.

Les personnes qui se sont impliquées le plus sont venues plus tardivement, et on a perdu un a deux mois pour les trouver .

La 1ére journée pour les volontaires fin février a réuni 12 participants à 3 semaines de l’évènement, ce qui est très peu.

La commission volontariat  n’a fourni que très peu, voire pas de volontaires « pertinents » entre décembre et le 15 mars. ( on espérait 10 à 20 volontaires " seniors" avant la fin de 2014 venant de la commission volontaires et on n’en a eu aucun  avant le 1^er mars )

Des volontaires  parmi les plus pertinents et motivés se sont approchés seuls de la commission ou sont venus par le bouche à oreille des volontaires 2013.

Certains volontaires qui se sont avérés particulièrement motivés, sont venus via la commission volontariat, auraient-ils pu être mis en contact avant le 15 mars  avec nous ? apparemment non car ils sont arrivés au dernier moment  dans le processus FSM

 

2 -Trouver un mode de fonctionnement interne en ligne :  FAIT AVEC LIMITATION

ü  Tout le travail de la commission a été fait à distance via mailing  skype  google documents , les réunions hebdomadaires ont été faites via skype à travers des contacts à Tunis

limitations : 

Ø  Manque de disponibilité et régularité des volontaires, manque de connexion

Ø  Toujours  au moins 2 ou 3 personnes en réunions mais pas les mêmes  et ce entre  decembre et fin février ,date à aquelle des groupes ont été créés par zone géographique

Ø  Pas de rencontre physique entre les membres de la commission à Tunis avant le 1^er mars ! Pas de local attractif avec bonne connectivité

 

3 - Contribuer à l’élargissement sur internet des réunions des commissions se réunissant au centre de Tunis et y faire connaitre l’extension à leur participants et fidéliser des participants à distance :  TENTE MAIS PAS FAIT  EN GENERAL

Mise en place d’une salle skype pour chaque commission avec 5 à 10 personnes dans chacune , et quelques début prometteurs, éveillant  l’intérêt de quelques facilitateurs de commission , mais .....

la non disponibilité des quelques volontaires extension présents entre décembre et mars pour aller à des réunions hebdomadaire à 17h au centre de Tunis a rendu cette intention irréaliste ,et cela a pu contribuer à décourager les personnes souhaitant participer à distance aux travaux des commissions.

Si cela s’était fait, on aurait développé une expérience collective intéressante.et on aurait mieux fait comprendre  aux autres commissions ce qu’était l’extension. ce qui aurait aussi pu faire développer, par leur intermédiaire  la participation combinée au fsm ( organisations envoyant des délégués et aussi organisant des activités locales  , en particulier en Tunisie. 

La commission extension a été régulièrement « présente » dans la commission communication (mais avec peu de bénéfice pour l’extension voir point 7 )  et la commission méthodologie  ( cela a permis d’être dans le rythme pour se voir confier la programmation du 7eme espace : l’espace télécentre malencontreusement appelé « hors tunis », (voir point 10)

voir des  videos faites a cette période dans les pages communication - methodologie - culture  :  

 

4 -Définir des modalités de participation étendue : FAIT

Fait avec un schéma, un guide d’extension, un vocabulaire – avec des formulaires ( à améliorer), utilisés par 300 personnes et 40 organisations

Une innovation bien accueillie a été l’élargissement "avec anticipation" - 30 salles skype créées permettant aux participants de venir rencontrer des organisateurs AVANT la date de leur activité élargie, à Tunis ou ailleurs

 

5 -Obtenir une prise en compte correcte de l’extension dans le site web d’inscription registration.fsm2015.org : TENTE MAIS PAS REUSSI

Plusieurs demandes ont été exprimées par écrit le 20 novembre et acceptées sur le principe, mais cela n’a pas été mis en œuvre et il y a eu trois effets principaux :

1.      On a passé du temps à récupérer manuellement les adresses mail sur le site pour communiquer avec les futurs participants, alors qu'on aurait pu passer ce temps à communiquer avec eux  

2.      On n’a pas mis en évidence à l’inscription pour les participants la possibilité d’inscrire des activités bi-lieux / duplex /téléconférence ( à la fois à Tunis et hors de Tunis, par téléconférence) – >> ceci explique en partie le relativement limité nombre de téléconférences réellement organisées ( 25) et l’ambigüité des activités confirmées dans la programmation  ( point 10 ci-dessous)

3.      La visibilité du programme élargi  sur internet  a été plus faible car  il n'était montré hors du site officiel du FSM

4.      L’information sur le activités à tunis souhaitant un élargissement sur internet n’a été communiqué que plusieurs semaines après le début des confirmations d'activité, ce qui a retardé la communication avec les organisations correpondantes

 

6 - Intéresser des noyaux de participants hors de Tunisie à former des groupes appuyant l’extension dans leur région : QUELQUES RESULTATS, A DEVELOPPER

>> Il a manqué une meilleure coordination avec la mobilisation des acteurs venant à Tunis,

Cela aurait été rendu plus facile avec une participation dans les commissions (manque de volontaires disponibles) ou plus de personnes  avec une bonne communication pour animer l’espace préparation internationale et les listes pays dans openfsm. IL est a noter qu'on a pu arriver à une bonne dynamique collective dans la liste Brésil .

 

7 - Expliquer et diffuser largement les modalités de participation : FAIT mais avec faible visibilité sur le site FSM2015

ü  Pas de possibilité  donnée aux responsables de la commission de publier des pages, articles ou dossiers dans le site FSM 2015 (contrairement à FSM 2013)

ü  Participation assez régulière à la commission communication mais peu de bénéfice de visibilité ( pas de publication d’un article pour la première version de la newsletter et non diffusion de la deuxième )

La communication s’est alors centrée sur les listes openFSM.net par pays , mais avec peu de volontaires pour s’en occuper

 

8 - Créer un espace de participation en ligne : FAIT AVEC DES LMITATIONS, PREMIERE EXPERIENCE A AMELIORER

ü  Proposer un espace de participation échange via le concept de "café FSM" : TENTE PREMIERE EXPERIENCE mais pas aboutie: manque de temps pour s’en occuper vraiment  et susciter la participation de 300 personnes avec 30 sujets de discussion potentiels

ü   50% venant à Tunis,  30% souhaitant seulement participer,  20% disponibles en théorie pour appuyer extension (mais on n’avait pas assez de volontaires en mesure de les contacter pour aller parler avec eux sur skype ce qu'il pouvaient faire) 

ü  Pas de réel fonctionnement du café FSM avant le FSM par manque de volontaires expérimentés ayant du temps pour l’animer en ligne  - toutefois les espaces de communication mis en place ont permis des échanges informels et la diffusion des video produites par les volontaires  ( partie 12)

 

9- Obtenir une prise en compte correcte de l’extension dans la logistique de l’évènement à Tunis SATISFAISANT AVEC DES LIMITATIONS

ü  Le lieu était adapté à nos demandes spacieux et permettant de s’organiser,  mais il était éloigné de la dynamique générale du forum, et mal signalisé (pas de plan dans le programme donné au participants!!)

ü  La connexion internet fonctionnait dans notre emplacement (malgré un arrivage tardif qui nous a handicapé pour la journée de formation du 23 mars, et des problèmes le troisième jour)

ü  La prise en compte des volontaires  extension par le comité d’organisation a été bien faite  via la commission volontaires pendant l’événement: Une personne contact en permanence avec nous, pour assurer le contrôle de présence, nourriture, attestation et paiement (reste à faire pour une bonne partie des volontaires),

ü  mais… les volontaires sont arrivés trop tard, il aurait fallu qu’une partie des volontaires soient aiguillés vers nous bien plus tôt ( voir point 1)

ü  l’université avait des video-projecteurs, mais on ne le savait pas   on avait demandé à parler avec l’université pour demander des vidéos projecteurs et on nous a dit que c’était pas possible, alors qu’il y en avait beaucoup dans le bâtiment même ! . Cette information erronée nous amenés à en acheter, ce qui a limité notre budget pour acheter des clés3G  en complément de ce qui a été prété par le comité par exemple

ü  La connexion internet en dehors de notre télé-centre a été aléatoire et disponible en dernière minute, donc on était a priori comme en 2013 : le manque d’anticipation ne permet pas de dresser une carte des salles  ayant  une bonne connexion  (il devait y en avoir mais on n’a pas eu le temps de les identifier)

ü  Le nombre de clé 3G, a été trop faible. Pensant à juste titre que le réseau internet serait problématique on avait demandé 50, et on a eu 15 !

 

10 - Programmer l’espace télé centre dans le programma à Tunis : FAIT

Formellement, le dimensionnement du télécentre était réaliste : on a programmé 70 activités et  dans deux "slot" horaire , les  11 salles étaient  simultanément occupées pour des activités locales avec statut « confirmés » dans le site

Toutefois, on n’est pas arrivé à entrer en contact à temps avec plus de la moitié d’entre elles, et on ne savait pas si elles étaient des video conférences ou des activités locales  ( ceci était lié au problème mentionné en 5/2 il manquait le bouton radio « téléconférence avec Tunis dans le formulaire de création d’activité – demandé des le 20 novembre- et cela a généré des confusions)

 

11- Former et organiser les  volontaires de dernière minute :

ü  Former 3 journées de formation, une à 12 personne l’autre à 20 et la troisième à 50 le 24 mars , …. mais pas d’internet disponible encore ce jour là

!!

ü  Répartir les taches du 24 au 28 mars entre les volontaires via de groupes chargés d’une zone géographique  - 5 groupes ont pu etre formés début mars dont 3 pilotés par 3 volontaires venus en janvier et février dans la dynamique extension  : FAIT SATISFAISANT

ü  Gérer le prêt de matériel – et la présence des volontaires : FAIT SATISFAISANT

Les volontaires qui avaient choisi l’extension semblent avoir été satisfaits de ce choix  et l’ambiance était bonne parmi le collectif de 80 personnes qui a fonctionné sans problèmes durant les 5 jours du 24 au 28 mars

 

12 - Accompagner les participants utilisant ces modalités de participation étendue pendant l’évènement : FAIT

Réalisation de 25 téléconférences au télé-centre et élargissement de 20 activités avec télé participation effective

Du fait du nombre limité de clés 3G On a Filmé là ou le streaming n’est pas pertinent, car pas de participation à distance  déclarée : fait , mais avec limitation de temps de video ( appareil photos mémoire limitée etc)

   

 télé conférence  poitiers - tunis

 

A noter pendant l’évenement  :

ü  Faible taux de visite de participants de Tunis dans le télé-centre durant le FSM pour assister au téléconférences, éloignement, piètre signalisation, niveau général de participation en baisse,

Aussi ambiguité de l’expression « hors tunis » utilisée dans le programme... si c'est hors Tunis, on ne peut pas y assister - "téléconférences" aurait été un nom plus approprié

ü  Pas de réel fonctionnement du café FSM durant le FSM (manque de volontaire pour l’animer en ligne en février mars ,et  susciter  un public réactif parmi les 300 participants inscrits en rassemblant des groupes de 10 personnes environ par themes,  absence de familiarité des volontaires arrivés au moment de ‘lévènement lui-même

Profil particulier des participants venant en grande partie du  Mashrek, alors qu'on avait  moins de volontaires disponibles  et proactifs sur cette zone pour les accueillir et accompagner .

 Les salles skype et Facebook  du café fsm en 4 langues ont  toutefois bien servi à véhiculer l’’information sur les vidéos produites et restent activables pour le processus FSM

 

ü  Développement de la participation combinée  (organisation tenant des activités locales et ayant des délégués a tunis) , en démarrage visite du télé-centre par les délégués venant à Tunis ( Bangladesh – Bénin - Espagne - France - Japon – Maroc  Sénégal - Tunisie )

 

 

13 - Créer un espace de visibilité en ligne : FAIT

Page « Tunis étendu » créée pendant l’événement de 2013, à été réactivée quelques semaines avant le FSM2015 de , elle nous a bien permis de véhiculer les liens video des streaming fait par les volontaires

 

14 - Poursuivre l’activité de la commission après l’événement : EN COURS

Contribuer à documenter les activités FSM2015 avec envoi des vidéos faites par les volontaires aux 100+ organisations concernées en faisant le lien avec le FSM2016

 

15 – Appuyer une équipe volontaire dont les membres souhaiteraient contribuer au soutien à l’extension de futur forums sociaux depuis la Tunisie, : ENVISAGE

La perspective du FSM2016 notamment donne de la motivation pour les points 14 et 15. Il est possible d'envisager des activités locales FSM2016 en tunisie , certaines en duplex avec Montréal, d'autres élargies sur internet vers Montréal, et aussi des café fsm ou venir tele participer a des activités élargies sur internet depuis Montréal.  Un groupe de soutien participation FSM 2016 - centré a Tunis - a agissant sur l' extension pourrait apporter un soutien a diverses organisations tunisiennes et au delà souhaitant proposer de telles activités

 

 

 

C – Résultats en chiffres

• ü  150 activités locales annoncées sur le site FSM 2015  - dont la moitié environ correspondait à  des activités locales réelles , avec lesquelles on n’a pas toujours pu rentrer en contact par manque de volontaires en janvier février mars
• ü  100  environ volontaires le 20 mars ,( partant de 12 le 1^er mars)  et le nombre final de présents lors de l'événement est de 78 volontaires
• ü  500 activités confirmées dans le site FSM 2015 à Tunis et souhaitant s’élargir sur internet lors de la confirmation de l’inscription
• ü  30 activités entrant en contact avec la commission pour préparer cet élargissement avec une salle skype, et 20 avec des interactions élargies durant le FSM ( participation à distance aux ateliers de Tunis
• ü  25 téléconférences dont 20 anticipées, et 5 venues utiliser les locaux pour bénéficier de l’appui technique de la commission le soir de 18h a 21h  ( appui annoncé dans le programme  papier)
• ü  100 a 200 activités à Tunis avec des traces vidéo de 5mn à 2 heures et de nombreuses interviews de participants sur le campus visibles ici : http://openfsm.net/projects/extensionfsm2015/comex15videos
• ü  Assemblées de convergence couvertes en video à 50% : les changements des salles et d’horaire de dernière minute et  le moindre accompagnement des volontaires le dernier jour expliquent ce taux plus faible qu’espéré. Plus de détails ici : http://openfsm.net/projects/extensionfsm2015/comex15-assemblees-convergence
• ü  900 likes sur la page Facebook « tunis étendu »  https://www.facebook.com/pages/Tunis-Etendu-FSM-2015/123036907885008
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D – Conclusion et recommandations

Au final, les résultats sont globalement satisfaisants. : Quoique avec des résultats limités sur une partie des 15 missions listées ici , l’expérience 2015 est la plus complète qualitativement parlant, réalisée à ce jour dans les FSM, . Elle permet de transférer une expérience concrète pour les FSM à venir, à commencer par le FSM 2016

 

v  Recommandations 

 

ü  Chercher des moyens spécifiques pour Trouver des volontaires " seniors"  plus tot et les former  à aller au contact  des personnes qui se déclarent intéressées par l'extension du FSM et leur donner les explications nécessaires

ü  Etre plus exigeant sur la participation aux réunions en ligne ( mais si on manque de volontaires il est difficile d’etre exigeant)

ü  Avoir une capacité de démonstration auprès des autres commissions Aide la prise en compte de l’extension   ( mais si on manque de volontaires c’est difficile)

ü  Faire prendre en compte l’extension dans le site web est incontournable. tout ce qui est fait hors site web est moins visible et apparait aussi moins légitime

ü  Continuer à  documenter  les procédures de participation proposée, les messages types

ü  Continuer à développer le cafe fsm – cela suppose des volontaires motivés et expérimentés

ü  Ouvrir plus tot un canal de diffusion larges des video obtenues, mais cela suppose d'avoir des video des réunions de préparation et des réunion des commissions pour avoir des contenus intéressant 

ü  Travailler la communication pour l'extension et utiliser le plus possible  les moyens et les outils officiels (Site web, page Facebook...) pour promouvoir ce concept  et atteindre un maximum possible de visibilité au prés des participants étrangers ainsi que les participants locaux non présents dans le FSM

ü  Programmer plus de sessions  de formations pour les volontaires de la commission et arriver a une bonne qualité technique de streaming 

ü  Développer le dialogue avec l’université hôte et la logistique pour avoir un bon emplacement du télécentre et accéder aux video projecteurs

ü  Developper l’information des volontaires sur l’interet d’avoir aussi du matériel video en complément de leur pc ou smartphone